Les 3 principales raisons d’automatiser votre processus de couverture d’événements

De nombreux événements peuvent se produire en même temps, et vous êtes tenu, en tant qu’agence de presse de premier plan, de couvrir ces événements et de diffuser rapidement des articles à leur sujet. Même si votre calendrier d’événements est complet, vous devez partager les dernières nouvelles avec votre public. Vous devez respecter vos délais avec des ressources limitées, éditer et publier les nouvelles au fur et à mesure qu’elles se produisent. Dans ce cas, la solution est de planifier vos ressources à l’avance et de leur attribuer des tâches.

Des recherches ont constaté que les entreprises perdent jusqu’à $1 trillion par an en raison de tâches mal gérées. C’est pourquoi vous avez besoin d’un système de couverture et de gestion d’événements de haute technologie pour vous aider. Un système multimédia intelligent vous permettra d’améliorer l’efficacité de votre flux de travail, de gagner en souplesse et en flexibilité. Pour tirer le meilleur parti de l’automatisation du flux de travail de la couverture d’un événement, il est utile de comprendre exactement ce que c’est et comment cela fonctionne avant de mettre en évidence les 3 principaux avantages de l’automatisation de votre processus de gestion d’événements.

Qu’est-ce que l’automatisation de la couverture des événements et comment fonctionne-t-elle?
Un système moderne de couverture et de gestion d’événements est un outil qui vous permet d’identifier tous les événements à venir qui doivent être couverts. Vous pouvez consulter vos futurs événements sur un calendrier et les organiser sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle, ce qui vous permet de planifier facilement vos ressources à l’avance pour couvrir les événements futurs. Il vous permet de suivre l’évolution des processus actuels de création de contenu et de couverture des événements.

Un intelligent système de gestion d’événements peut également informer les abonnés des événements à venir, en utilisant la dernière norme IPTC (c’est-à-dire, EventsML) qui garantit un échange d’informations performant. En outre, il peut vous aider à prendre des décisions bien informées et à améliorer la planification future grâce à l’analyse des données.

Les 3 principales raisons de numériser votre processus de couverture d’événements

Gérez facilement et efficacement la couverture et les ressources de vos futurs événements

Vous pouvez gérer vos ressources et tous les processus importants à partir d’une seule plateforme numérique. Le système peut vous aider à déterminer quelles ressources sont surchargées, afin que vous puissiez répartir les tâches de manière égale entre les différents membres de votre équipe. Cela vous aide à planifier à l’avance la couverture de chaque événement en attribuant le nombre de ressources nécessaires à chaque tâche. Vous pouvez créer et modifier facilement des informations sur les événements sans codage, ainsi que hiérarchiser et attribuer des tâches aux reporters, photographes et caméramans, ce qui améliorera la collaboration entre les membres de votre équipe. Le logiciel de couverture d’événements améliorera la communication entre les membres de l’équipe, qui recevront automatiquement des notifications lorsque vous leur assignerez des tâches.

Publiez des événements en un simple clic

L’utilisation d’un logiciel de couverture d’événements est facile, car elle automatise le processus de valiation. Vous pouvez suivre la progression de la couverture des événements en temps réel, et les membres de votre équipe peuvent signaler des mises à jour et joindre le contenu et les fichiers pertinents (tels que des photos, des vidéos, des actualités textuelles). Un logiciel de couverture d’événement intelligent enregistre tous les documents relatifs à un événement dans un seul dossier média. Cela vous permettra à l’avenir de rechercher et de récupérer facilement le contenu de l’événement. Lorsque vous gérez votre travail de près, vous pouvez avoir une couverture exceptionnelle de l’événement.

Gagnez du temps et de l’argent pour augmenter la productivité

L’automatisation des tâches liées à la couverture d’un événements peut vous faire gagner du temps et de l’argent, car elle permet d’éliminer les erreurs et de réduire les coûts des tâches administratives. L’automatisation de la procédure vous fera gagner du temps en attribuant les tâches aux ressources et en conférant les responsabilités d’approbation aux bons membres de l’équipe. Grâce à un logiciel intelligent, vous pouvez passer en douceur d’une phase à l’autre sans avoir à saisir à nouveau des données manuellement à chaque phase, ce qui vous donne suffisamment de temps pour gérer et planifier d’autres tâches importantes.

Un centre unique pour la gestion de vos événements

Si vous êtes une agence de presse à la recherche d’une solution automatisée pour couvrir les événements et en publier efficacement des articles, le système de gestion des médias Fileworx est l’unique plate-forme numérique pour gérer la couverture de vos événements. Il peut vous fournir une expérience de gestion d’événements sans faille, de la planification à la publication.

Vous pouvez créer des événements dans une vue de calendrier, les modifier et enfin exporter l’événement en un seul package pour publier les nouvelles. Une fois que vous avez attribué les tâches d’événement aux ressources, le système envoie des alertes par courriel ou SMS pour informer les utilisateurs et leur rappeler l’échéance de la tâche. Les utilisateurs peuvent également faire état de l’avancement des tâches et joindre du contenu aux tâches liées à l’événement.

Contactez-nous MAINTENANT pour automatiser vos processus de gestion d’événements.