مراقبة وتحليل وسائل الإعلام هو أمر هام جداً للمكاتب الرئاسية والدواوين الملكية

تغطية أهم الأحداث في الدولة وخارجها تعد أحدى أهم المهام  للدواوين الملكية. وهذا يشمل عدة أنواع من المحتوى كالمقالات والصور والوثائق والفيديو. ونظراً لأهمية هذا المحتوى، فإن الدواوين الملكية تحتاج إلى وسيلة لأرشفته إلكترونياً على نحو يجعل البحث عن أي محتوى قديم واسترجاعه أمر بالغ السهولة.

فايلوركس هو حل شامل يمكّن الدواوين الملكية والمكاتب الرئاسية من استلام وأرشفة المقالات والصور والفيديو والوثائق بسهولة، وتصنيف المحتوى في النظام، مع إمكانية البحث عن أي محتوى واسترجاعه بسرعة ودقة. مراقبة وتحليل وسائل الإعلام  الجماهرية هو أمر هام جداً للمكاتب الرئاسية والدواوين الملكية.

تتم عملية أرشفة المحتوى في النظام وفقاً للخطوات الرئيسية التالية:

• إدخال المحتوى الإعلامي كالفيديو والصور والمقالات والوثائق في النظام.
• تصنيف وأرشفة المحتوى.
• البحث عن محتويات إعلامية معينة واسترجاعها.

يحتوي نظام فايلوركس على برنامج متقدم لكتابة الأخبار وتحريرها. أما بالنسبة للوثائق، فإن النظام يمكن ربطه بأجهزة المسح الضوئي لمسح الوثائق وتحويلها إلى ملفات إلكترونية وتخزينها في النظام. كما أنه يمكن تفعيل خاصية التعرف الضوئي على الحروف لإستخراج النصوص من داخل الوثائق.

باستطاعة المستخدمين أيضاً الدخول للنظام من خارج المؤسسة باستخدام تطبيق الجوال أو بوابة الانترنت أينما كانوا ومتى ما شاؤوا.